Hur kontorets ljudmiljö påverkar koncentration, produktivitet och arbetsmiljö

Kontorsarbete har förändrats snabbt. Hybridarbete, digitala möten och öppna arbetsmiljöer har gjort kontoren mer mångsidiga, men också mer akustiskt krävande.

Buller ses ofta som en trivselfråga. I praktiken handlar det också om arbetseffektivitet och belastning. En störande ljudmiljö på kontoret kan påverka koncentrationen, arbetsflödet och hur väl kontoret stödjer hybridarbete. Den påverkar också hur bra människor kan föra konfidentiella samtal och arbeta utan ständiga avbrott.

Inom kunskapsarbete är problemet oftast inte att ljudet är farligt högt, utan att det bryter tankeverksamheten. När koncentrationen avbryts, även under en kort stund, krävs det mental energi för att återhämta sig och hitta tillbaka till uppgiften. Under en arbetsdag kan sådana avbrott inträffa tiotals gånger.

I den här artikeln ser vi på kontorets ljudmiljö som helhet: hur vanliga problem kan identifieras, hur både byggnaden och arbetsplatsens utformning påverkar ljudförhållandena och hur olika akustiska utmaningar kan hanteras.

Det mest störande ljudet är inte alltid det starkaste

Kontorets ljudmiljö består av helt vanliga saker: samtal, telefonsamtal, digitala möten, steg, utrustning, tekniska installationer och ljud från gemensamma ytor. Men alla ljud stör inte på samma sätt.

Tydligt urskiljbart tal är ett av de mest störande ljuden i kontorsmiljöer. Orsaken är enkel: hjärnan bearbetar tal automatiskt, även när vi inte försöker lyssna. Om ord och meningar från ett samtal i närheten går att uppfatta, flyttas uppmärksamheten lätt bort från den egna uppgiften.

Det märks särskilt i arbete som kräver:

• långvarig koncentration
• läsning och skrivande
• analys, planering eller beslutsfattande
• konfidentiella samtal

Situationen är välbekant i många kontor. En medarbetare gör bara sitt vanliga arbete i ett telefonsamtal eller digitalt möte, men samma ljud avbryter en annan medarbetares koncentration.

I en tidigare artikel har vi gått närmare igenom varför tydligt urskiljbart tal är ett av de mest störande ljuden på kontor. Här tar vi ett bredare grepp om hur kontorets ljudmiljö kan bedömas och förbättras som helhet.

Hur märker man att kontorets ljudmiljö inte längre stödjer arbetet?

Få företag vet exakt om kontorets ljudmiljö stödjer arbetet eller gör det mer belastande. Ljudförhållanden mäts eller utvärderas inte alltid regelbundet, men problemen syns ofta i beteendet: hörlurar används nästan hela dagen, samtal tas i korridorer och medarbetare letar ständigt efter lugna platser att arbeta på.

Det här handlar inte bara om individuella preferenser. Ofta är det ett tecken på att lokalen inte längre motsvarar hur arbetet faktiskt utförs.

I hybridkontoret händer många saker samtidigt: kundsamtal, videomöten, koncentrationskrävande expertarbete och snabba samtal med kollegor. Om det inte finns lämpliga platser för dessa aktiviteter börjar ljuden konkurrera med varandra. Då stödjer kontoret inte längre hur arbetet faktiskt utförs. I stället behöver medarbetarna själva leta efter en plats där de kan koncentrera sig.

Forskningen visar att begripligt tal stör koncentrationen

Kontorets ljudmiljö har studerats mycket, både i Finland och internationellt. I omfattande internationella enkätstudier lyfts buller återkommande fram som en av de mest betydande belastningsfaktorerna i arbetsmiljön, tillsammans med andra inomhusmiljöfaktorer som temperatur, ventilation och belysning.

I Finland har kontorets ljudmiljö studerats av bland annat forskningsgruppen Air, Sound and Perception vid Åbo yrkeshögskola, ledd av Valtteri Hongisto. Gruppen har undersökt bland annat talets störande effekt, samtalsavskildhet, kontorsakustik och ljudmiljöns påverkan på arbetsprestation.

En återkommande slutsats i forskning är att begripligt tal stör särskilt mycket i uppgifter som kräver arbetsminne och verbal bearbetning. Det är en central fråga i kunskapsarbete, där en stor del av arbetet bygger på läsning, skrivande, tänkande och beslutsfattande. När tal drar uppmärksamheten bort från den egna uppgiften märks effekten lätt både i arbetsflödet och i den upplevda belastningen.

Talets påverkan har också studerats genom kroppens belastningsreaktioner. I en studie av Radun, Maula, Rajala, Scheinin och Hongisto upplevdes arbete medan tal hördes i bakgrunden som mer störande och mer belastande än arbete i tystnad eller i jämnt brus. Studien visade också förändringar i bland annat kortisolnivåer och hjärtfrekvensvariabilitet.

I praktiken innebär det att en störande ljudmiljö inte bara känns irriterande. Den kan kräva extra ansträngning från medarbetaren även vid vanliga arbetsuppgifter. Om koncentrationen ständigt behöver skyddas från omgivande ljud kommer belastningen inte bara från arbetet i sig, utan också från miljön där arbetet utförs. Därför är ljudmiljön också en arbetsmiljöfråga, inte bara en detalj inom akustik eller trivsel.

Ett öppet kontor är inte automatiskt problemet

Ett öppet kontor är inte automatiskt problemet. Utmaningar uppstår när ljudmiljön inte stödjer de aktiviteter som pågår i lokalen.

I ett välplanerat kontor sprids tal inte längre än nödvändigt, koncentrationskrävande arbete har en lugn plats och telefonsamtal samt digitala möten har egna utrymmen. I en dåligt planerad miljö kan ett enda samtal störa koncentrationen i hela det öppna kontoret.

I Finland behandlas byggnaders ljudförhållanden också i den officiella regleringen. Miljöministeriets förordning om ljudmiljön i byggnader anger att byggnadens ljudmiljö ska planeras och genomföras med hänsyn till hur lokalen ska användas. Med andra ord ska lokalen stödja den verksamhet den är avsedd för.

Både fastighetsägaren och hyresgästen påverkar

Kontorets ljudmiljö kan inte lösas med en enda produkt eller ett enskilt materialval. Byggnadens grundläggande akustiska nivå påverkas av bland annat konstruktioner, ljudisolering, ljudabsorberande ytor och ljudnivåer från tekniska installationer.

Den akustiska komforten påverkas också av hyresgästens och användarorganisationens val: placering av arbetsplatser, tysta rum, telefonbås, möblering och gemensamma spelregler på kontoret.

Många organisationer arbetar i lokaler som inte från början planerades för dagens hybridarbete. I sådana fall behöver hela kontoret inte nödvändigtvis renoveras. Ofta räcker det att komplettera lokalen med lösningar som skapar lugna och akustiskt skyddade platser där de behövs mest.

Vanliga akustiska utmaningar på kontoret och möjliga lösningar

Utmaning i arbetsmiljön	Lösning
Digitala möten stör resten av kontoret	Ljudisolerade kontorsbås, till exempel telefonbås eller arbetsrum
Koncentrationen avbryts ofta	Zoner för tyst arbete och tydligare rumsindelning
Tal sprids i det öppna kontoret	Akustiska ytor, skärmar och genomtänkta planlösningar
Konfidentiella samtal kan inte föras ostört	Slutna arbetsrum och mötesrum
Medarbetarna letar ständigt efter en lämplig plats	En kartläggning av behovet av tysta rum och var de bör placeras

En bra ljudmiljö förbättrar också yteffektiviteten

Ljudmiljön är också värd att se ur ett yteffektivt perspektiv. Om medarbetarna inte hittar en lämplig plats för samtal, möten eller koncentrationskrävande arbete används lokalen inte effektivt, även om det på papperet finns tillräckligt med kvadratmeter.

Ett sätt att förbättra kontorets ljudmiljö är att komplettera den befintliga lokalen med ljudisolerade kontorsbås och arbetsrum som kan flyttas eller anpassas när behoven förändras. Rummen är inte begränsade till korta telefonsamtal, utan kan även användas för videomöten, koncentrationskrävande arbete och konfidentiella samtal. På så sätt kan de befintliga kvadratmetrarna användas mer effektivt.

Ur Octacells perspektiv innebär en bra ljudmiljö inte att alla ljud ska tas bort. Det viktigaste är att olika situationer får rätt plats. I praktiken tar en fungerande lösning hänsyn till:

• var ljud uppstår
• vart ljudet sprider sig
• var medarbetare kan arbeta utan att störa andra eller själva bli störda

Octacells ljudisolerade arbetsrum är utvecklade för just detta behov: att ge kontoret fler kontrollerade, anpassningsbara och akustiskt skyddade rum utan omfattande byggåtgärder. När samtal, möten och koncentrationskrävande arbete får rätt plats fungerar hela kontorets ljudmiljö bättre.

En fungerande ljudmiljö betyder inte total tystnad

Ett bra kontor är inte en plats där ingen pratar. En fungerande ljudmiljö betyder att ljudet är hanterbart. Medarbetarna vet var de kan koncentrera sig, var de kan prata och var de kan hålla möten utan att störa andra.

Det är särskilt viktigt i ett hybridkontor. Kontoret behöver stödja både möten mellan människor och lugnt arbete. I praktiken skapas en bra ljudmiljö genom en tydlig rumsindelning: platser för samtal, möten, samarbete och arbete som kräver koncentration.

När tal inte sprids i onödan genom hela kontoret blir det lättare att koncentrera sig, och lokalen stödjer fler sätt att arbeta. En välplanerad ljudmiljö kan samtidigt förbättra produktiviteten, minska upplevd belastning och göra det enklare att kombinera fokusarbete, möten och hybridarbete i samma kontor.

Har ert kontor rätt platser för koncentration, samtal och möten?

Om medarbetare ofta behöver leta efter en lugn plats att arbeta på, eller har svårt att hålla samtal och möten ostört, kan det vara dags att se över kontorets ljudmiljö.

Våra experter hjälper er att bedöma vilka ljudisolerade arbetsrum som bäst stödjer koncentrationsarbete, möten, hybridarbete och konfidentiella samtal i era lokaler.

Kontakta oss, så hittar vi en lösning som passar er arbetsmiljö.